Waarom er een verwerkersovereenkomst nodig is

Bij een interviewonderzoek verwerken we persoonsgegevens van mensen die jouw organisatie aanlevert: klanten, gasten, cliënten of medewerkers. Jij bepaalt het doel van die verwerking, wij voeren haar uit. Artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) schrijft voor dat we de afspraken daarover schriftelijk vastleggen in een verwerkersovereenkomst.

Wie welke rol heeft

• Opdrachtgever: de verwerkingsverantwoordelijke. Bepaalt het doel van het onderzoek, de doelgroep en de grondslag voor de verwerking, en blijft eigenaar van de gegevens.
• De Interviewers (handelsnaam van Cooper & Rothman): de verwerker. Verwerkt de gegevens alleen voor het onderzoek en alleen op schriftelijke instructie van de opdrachtgever.

Voor onze eigen contacten, zoals contactpersonen bij opdrachtgevers en bezoekers van deze website, zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat onze privacyverklaring.

Wanneer we tekenen

De verwerkersovereenkomst wordt getekend vóór het eerste interview. Zolang er geen getekende overeenkomst is, ontvangen we geen contactgegevens en nodigen we niemand uit. De overeenkomst geldt zolang wij voor de opdrachtgever gegevens verwerken, ook als er meerdere projecten na elkaar lopen.

Wat er in onze standaardovereenkomst staat

Onderwerp, duur, aard en doel van de verwerking

• Onderwerp: het voorbereiden, afnemen, analyseren en rapporteren van interviews in opdracht van de opdrachtgever.
• Duur: zolang de opdracht loopt, plus de bewaartermijnen uit de bijlage.
• Aard: ontvangen en opslaan van contactgegevens, uitnodigen, gesprekken voeren en opnemen, uitwerken, pseudonimiseren, analyseren, rapporteren en verwijderen.
• Doel: inzicht geven in de ervaringen van klanten, gasten, cliënten of medewerkers, met een rapport waarin alleen thema’s op groepsniveau en niet-herleidbare citaten staan.

Soorten persoonsgegevens

• naam en contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
• de groep of het segment waartoe iemand hoort, zoals locatie, afdeling of klantsoort
• de inhoud van het gesprek, inclusief audio-opnames als de geïnterviewde daarmee instemt
• gegevens over gezondheid, alleen als de geïnterviewde daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft

Categorieën betrokkenen

• klanten en oud-klanten van de opdrachtgever, inclusief contactpersonen bij zakelijke klanten
• gasten
• cliënten en hun naasten of vertegenwoordigers
• medewerkers en vertrekkende medewerkers

De verplichte afspraken uit artikel 28 lid 3 AVG

• a. Alleen op schriftelijke instructie. We verwerken de gegevens alleen op schriftelijke instructie van de opdrachtgever. Dat geldt ook voor doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte.
• b. Geheimhouding. Iedereen die namens ons toegang heeft tot de gegevens, heeft een geheimhoudingsplicht.
• c. Beveiliging. We nemen passende technische en organisatorische maatregelen volgens artikel 32 AVG. Die staan concreet in een bijlage.
• d. Subverwerkers. We schakelen alleen subverwerkers in met algemene schriftelijke toestemming van de opdrachtgever en leggen hun dezelfde verplichtingen op. Een wijziging melden we vooraf, zodat de opdrachtgever bezwaar kan maken. Wij blijven tegenover de opdrachtgever verantwoordelijk voor onze subverwerkers.
• e. Rechten van betrokkenen. We helpen de opdrachtgever bij verzoeken van geïnterviewden, zoals inzage, correctie, verwijdering en bezwaar. Krijgen wij zo’n verzoek rechtstreeks, dan sturen we het zonder vertraging door.
• f. Hulp bij naleving. We helpen de opdrachtgever bij beveiliging, bij het melden van datalekken en bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of voorafgaande raadpleging, zoals bedoeld in de artikelen 32 tot en met 36 AVG.
• g. Verwijderen of teruggeven. Na afloop verwijderen we de persoonsgegevens of geven we ze terug, naar keuze van de opdrachtgever, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren. Opnames en uitwerkingen van gesprekken verwijderen we altijd, omdat we geïnterviewden vertrouwelijkheid hebben toegezegd. De opdrachtgever stemt daarmee in bij ondertekening.
• h. Aantonen en controleren. We geven de opdrachtgever alle informatie die nodig is om aan te tonen dat de afspraken worden nagekomen. We werken mee aan audits en inspecties door de opdrachtgever of een door de opdrachtgever aangewezen controleur. Tijdstip en werkwijze spreken we vooraf samen af.

Bijlagen

• Beveiligingsmaatregelen: opslag binnen de Europese Unie, toegangsbeheer, tweestapsverificatie, versleuteling en geheimhouding.
• Subverwerkers: de actuele lijst, met per partij de dienst en de plaats van verwerking.
• Bewaren en verwijderen: audio-opnames uiterlijk 30 dagen na oplevering van het rapport, contactgegevens van geïnterviewden na afronding van het project, geanonimiseerde uitwerkingen en analyses maximaal 12 maanden.
• Datalekken: melding aan de opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking, met de informatie die de opdrachtgever nodig heeft voor een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid gelden de bepalingen uit onze algemene voorwaarden, tenzij de verwerkersovereenkomst iets anders bepaalt.

Werken met het model van de opdrachtgever

Heeft jouw organisatie een eigen model verwerkersovereenkomst, dan bekijken we of we daarop kunnen tekenen. Het moet dan dezelfde verplichte onderdelen bevatten en passen bij hoe wij het onderzoek uitvoeren.

De overeenkomst aanvragen

Vraag de standaardovereenkomst op via de pagina contact of mail naar contact@de-interviewers.nl. Je ontvangt haar per mail, met de bijlagen, zodat je inkoper of privacyfunctionaris haar vooraf kan beoordelen.

Meer over onze werkwijze met gegevens lees je op Hoe wij met gegevens omgaan.

Versie: november 2026