Hoe wij met gegevens omgaan
Je geeft ons namen en telefoonnummers van je klanten, gasten, cliënten of medewerkers. Wij nodigen ze uit, voeren de gesprekken en schrijven het rapport.
Jij blijft eigenaar van die gegevens. Wij verwerken ze alleen voor jouw onderzoek en ruimen ze daarna op.
Jij bent verantwoordelijk, wij zijn verwerker
Voor de interviews ben jij als opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke. Jij bepaalt waarom het onderzoek er is en wie we spreken. De Interviewers is verwerker: we doen alleen wat in de opdracht en in de verwerkersovereenkomst staat.
Die verwerkersovereenkomst tekenen we altijd vóór het eerste interview. Zonder getekende overeenkomst nodigen we niemand uit. Werkt jouw organisatie met een eigen model, dan bekijken we of we daarmee kunnen tekenen. Meer daarover lees je op de pagina Verwerkersovereenkomst.
Voor onze eigen contacten zijn we zelf verantwoordelijk. Denk aan jouw gegevens als contactpersoon en aan bezoekers van deze site. Dat staat in onze privacyverklaring.
Van contactlijst tot verwijderen
Elke stap heeft een doel en een eindpunt. Dit is de vaste volgorde.
Contactgegevens ontvangen
Je levert alleen aan wat nodig is om uit te nodigen: naam, telefoonnummer of e-mailadres en zo nodig de groep waartoe iemand hoort. We spreken samen een beveiligde manier van aanleveren af.
Uitnodigen
We nodigen mensen uit namens jouw organisatie. In elke uitnodiging staan het doel van het gesprek en een link naar Voor geïnterviewden.
Het gesprek
Op locatie, telefonisch of via video. Opnemen doen we alleen als de geïnterviewde dat vooraf weet en akkoord is.
Uitwerken en pseudonimiseren
We werken het gesprek uit en halen namen en herkenbare details er zo vroeg mogelijk uit. Contactgegevens bewaren we apart van de inhoud van de gesprekken.
Analyse en rapport
We zoeken de thema’s die in meerdere gesprekken terugkomen. In het rapport staan alleen thema’s op groepsniveau en citaten die niet naar een persoon te herleiden zijn.
Verwijderen
Na afloop ruimen we op volgens vaste termijnen. Op verzoek bevestigen we schriftelijk dat het gebeurd is.
Wat we hoe lang bewaren
- Audio-opnames: uiterlijk 30 dagen na oplevering van het rapport verwijderd.
- Contactgegevens van geïnterviewden: verwijderd na afronding van het project.
- Geanonimiseerde uitwerkingen en analyses: maximaal 12 maanden, zodat we vragen over het rapport nog kunnen beantwoorden.
- Facturen en administratie: 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vraagt. Daarin staan geen interviewgegevens.
Het rapport is van jou en valt onder het bewaarbeleid van je eigen organisatie.
Hoe we gegevens beschermen
Opslag binnen de EU
Opnames, uitwerkingen en contactlijsten staan op servers binnen de Europese Unie.
Alleen wie het nodig heeft
Toegang tot een project hebben alleen de mensen die eraan werken. Accounts zijn beveiligd met tweestapsverificatie.
Versleuteld
Bestanden staan versleuteld opgeslagen en gaan versleuteld over het internet.
Geheimhouding
Iedereen die aan een project werkt, heeft een geheimhoudingsplicht. Die geldt ook na afloop van de opdracht.
Wie er verder met de gegevens werkt
Voor een deel van het werk gebruiken we diensten van anderen. Denk aan hosting en opslag, e-mail, videobellen en software om gesprekken uit te werken. Die partijen heten subverwerkers.
- We schakelen alleen subverwerkers in die zich aan dezelfde afspraken houden als wij.
- De actuele lijst staat in een bijlage bij de verwerkersovereenkomst, met per partij wat ze doet en waar de gegevens staan.
- Komt er een subverwerker bij of vervangen we er een, dan laten we je dat vooraf weten. Je kunt daar bezwaar tegen maken.
Gebruiken we software die gesprekken automatisch uitschrijft, dan staat die ook op die lijst, met de plek waar de gegevens worden verwerkt.
Vragen van inkoop, HR en privacyfunctionarissen
We melden het je zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen 24 uur nadat we het ontdekken. Je hoort wat er gebeurde, om welke gegevens het gaat en wat we al gedaan hebben. Zo heb je tijd om binnen de wettelijke 72 uur te beslissen of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Ja. Bij medewerkersonderzoek is een DPIA (gegevensbeschermingseffectbeoordeling) soms nodig, omdat medewerkers afhankelijk zijn van hun werkgever. We leveren de informatie over onze verwerking aan en denken mee over de risico’s. De DPIA zelf en de beslissing liggen bij jou als verantwoordelijke.
Nee. We beloven geïnterviewden dat opnames nooit in het rapport komen en dat de opdrachtgever niet hoort wie wat zei. Die belofte houdt alleen stand als de ruwe gesprekken bij ons blijven en daarna verdwijnen. Jij krijgt het rapport. Dat leggen we ook zo vast in de verwerkersovereenkomst.
Nee. We gebruiken interviewgegevens alleen voor jouw onderzoek. Een eigen benchmark, een publicatie of marketing valt daarbuiten, tenzij je daar vooraf schriftelijk mee instemt en de geïnterviewden er toestemming voor geven.
Dan laten we je dat direct weten en helpen we bij de afhandeling. Jij bent als verantwoordelijke aan zet, wij voeren uit wat nodig is.
Nee, we hebben geen ISO 27001- of NEN 7510-certificaat. We werken volgens de principes van de Gedragscode 2023 van het Data & Insights Network: anonieme rapportage als uitgangspunt, opnames alleen na vooraf melden en contactgegevens apart van de onderzoeksgegevens. Welke beveiligingsmaatregelen we nemen, staat concreet in een bijlage bij de verwerkersovereenkomst.